Een opdracht waar we, op verzoek van de opdrachtgever, een beetje geheimzinnig over moeten doen. Het gaat om een grote dienstverlener waar het intranet nodig aan vernieuwing toe was. Eerdere pogingen strandden vaak halverwege op IT-perikelen, waardoor het intranet wel iets verbeterde maar per saldo te complex en te gebruiksonvriendelijk bleef – en dus matig werd gebruikt.

Houvast via een visie
Toen LIEN+MIEN in beeld kwam, stonden inmiddels ook sociale tools hoog op de lange lijst intranet-wensen: naadloos in het intranet te integreren tools waarmee medewerkers makkelijk kennis, ideeën en meningen kunnen uitwisselen. Daar zijn plenty opties voor, maar de organisatie erkende dat ze niet (weer) moest vastlopen in ‘IT-stroop’ en vroeg ons om een visiedocument.

Organisatorische context
Ons visiedocument over de ideale digital workplace nam bewust niet de IT (on)mogelijkheden als vertrekpunt, maar ging uit van de doelen van de organisatie en de wensen van medewerkers. Ook namen we de organisatorische context mee. Welke rol wil, moet of kan het intranet vervullen bij deze organisatie? Hoe digital en social minded zijn medewerkers überhaupt? En wie ‘gaat’ er eigenlijk over het intranet (formeel, informeel en financieel) en in hoeverre belemmert of bespoedigt die manier van organiseren de doorontwikkeling? Pas daarna keken we naar de digitale keuzes.

IT is the easiest
We baseerden de visie op een flinke dosis desk research naar (nationale en internationale) best practices met intranetten en interviewden medewerkers (‘gebruikers’), specialisten uit uiteenlopende disciplines en ervaringsdeskundigen van andere organisaties. Dat vertaalden we door naar het uiteindelijke visiedocument, waarvan de inhoud vertrouwelijk is. Om toch een tipje van de sluier op te lichten: dit citaat (uit een internationaal benchmark-onderzoek) is ons uit het hart gegrepen: “It is important to spend enough time on communications, training, information, learning and change management. The IT part is the easiest.”